As facturas são a única forma de evitar que nos sejam cobradas contas que possam já ter sido pagas, além de serem também o comprovativo para, por exemplo, accionar uma garantia. Mas há um prazo mínimo para serem guardadas e que varia entre seis meses e cinco anos, dependendo do tipo de serviço.
Seis meses
Devem ser guardadas durante meio ano todas as facturas relacionadas com alimentação, alojamento, gás, água, luz, internet e telefone. Nesta matéria, existe uma lei que o defende: segundo o artigo 10.º da Lei dos Serviços Públicos, “o direito ao recebimento do preço do serviço prestado prescreve no prazo de seis meses após a sua prestação”. Esta alínea diz-lhe que, se porventura receber uma factura cujo serviço remonte a um período superior aos últimos seis meses, não é obrigado a pagar por esse serviço. No entanto, se quiser apresentar estes gastos no IRS, o prazo sobe para quatro anos.
Um ano
Sempre que mandar fazer obras em casa, deve guardar durante um ano todas as facturas associadas a serviços do canalizador, electricista, pedreiro ou pintor. O ano durante o qual guarda a factura equivale ao tempo de que dispõe para apresentar uma reclamação a quem fez o serviço, no caso de haver alguma anomalia na obra realizada.
Dois anos
Sempre que comprar um bem móvel, como electrodomésticos, mobília ou telemóveis, deve guardar a factura durante dois anos. Neste tipo de despesas, a factura deve ser mantida durante o mesmo tempo da garantia do produto em causa, em média 24 meses, para este conjunto de acessórios.
Três anos
As facturas de exames, análises ou outros serviços médicos devem ser guardadas durante três anos. Este é o prazo de que as instituições públicas dispõem para lhe cobrar eventuais pagamentos que estejam em falta. Depois desse prazo, o direito a exigir esse dinheiro prescreve e já não é da sua responsabilidade que o pagamento da dívida tenha sido feito.
Cinco anos
As facturas de despesas associadas à casa, como o pagamento do condomínio ou rendas, tal como serviços de empreitadas, devem ser guardados durante cinco anos.
Deduções no IRS e e-fatura
Se tem despesas que pretende incluir no IRS, como é o caso dos gastos com a educação ou saúde, ou que possam ser inseridas no portal e-fatura, como por exemplo as despesas com alimentação ou alojamento, deve guardar as respectivas facturas durante quatro anos para evitar problemas com uma eventual inspecção do fisco. Os fiscalistas aconselham a que as guarde, pelo menos, até à liquidação dos rendimentos. E isto aplica-se também ao pagamento dos diferentes tipos de impostos, como o imposto único de circulação, que o departamento das Finanças pode exigir o comprovativo do respectivo pagamento durante um prazo que se estende até quatro anos. Empresas Graças às alterações feitas à lei em 2014, as empresas devem manter consigo todos os documentos de suporte ao IRC durante um período de 12 anos, contrariamente aos 10 que vigoravam até então. Já para as despesas que servem para apurar o IVA, as respectivas facturas devem ser guardadas durante 10 anos.
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